今月号の日経PC21はエクセルやワードの作業効率化にとても役立った。付録も充実
07年8月号の日経PC21は、特集がすごい
「エクセル3行マクロ 簡単ワザ１０」
「ワードのイライラ すっきり解消！」
といった充実の内容で、エクセルで日ごろ手間がかかっている作業を大幅に効率化するHINTがたくさん掲載されている。
また、文章作成ソフトのわりに、その異常なまでの使いにくさで敬遠していたワードのコツも紹介されていて、ワードを使ってみようかと思えるほど。
これまでは「マクロの記録」で作業の繰り返しを短縮化していただけだった人も、直接VBA記述して、より高度なマクロを作成するとっかかりになると思う。
また、その他の特集として、USBメモリの活用テクニックや、フリーのoffice系ソフトの紹介も嬉しい。
自宅にはOffice2003 HomeEditonしか入っていないので、パワーポイントの閲覧・編集ができなかったのだが、このソフトを入れることでパワポとほぼ同じ環境で、プレゼンが作れるように！嬉しい限り。
エクセル作業を効率化したい方は是非。
提案書や企画書を作成する上で、重要になるのが「キーチャート」
要は、10Pくらいの資料の中で、最も相手に印象づける図解や言葉、写真のこと。提案内容のシンボルといっても良い。
プレゼンテーションにおいては、非常に短い時間で相手を説得して、「行動に移させる」ことが必要になる。
そんな中で、聞き手としても、10Pも20Pもある資料の内容を全て把握することは難しいし
多くの場合、競合他社の提案も似たような内容だったりするので
提案書では、目に飛び込んでくるチャートのインパクトによる、資料のブランド力の差別化が欠かせない
※よって、単なる「キーワード」ではいけない。きちんとデザインしてロゴ化
することが重要だ。
よく見かけるキーチャートは、PDCAサイクル図やピラミッド図、三角図だ。
しかし、よく見かけるような図解では相手にインパクトは残せない。
デザインを工夫したり、写真などを使ったインパクト付けが必要となる。
キーチャートが使われる頁としては
①提案コンセプト
②顧客が得られるメリット
③自社ならでは強み
といった点を説明する箇所で使われやすい。
とくに、使いまわしがしやすい②③よりも、顧客の課題や想いを踏まえて
個別的に作成される①の頁で、キーチャートを持ってこれるとインパクトは倍増だ。
こうしたキーチャートを、パワポでそれなりに格好よく作ろうと思うと結構大変だ。
まず、「伝えるべき内容は何か？」を押さえ、「どういうチャートにするか」を
決めて、さらにデザインを高める必要がある。
多くの場合、この「デザイン」の部分がもっとも苦手とするところだと思われる。
私も自信はないので、日頃から「良いものを見る」ことを心がけている。
雑誌や車内広告、ポスターなどのチャートや表現技法、またはデザイン会社の
ホームページ、欧米企業のIR資料などを見ると、結構良いサンプルが見つかるものだ。
こうした日常チェックの中でいいものを見つけては、パワポでチャートを再現しておき、
「テンプレート集」に保存しておくと、いざというときに使えて便利だ。
先日、タクシーの中15分で、プレゼン資料を作成しなくてはならない事態に陥ったが、とりあえずこのキーチャートを10分で仕上げ、あとはベタ打ちテキストを枠囲いしてアイキャッチをつけることで、なんとか急場をしのいだ。
もし、キーチャートがなければ、なんともシャビィな資料になっていただろう。。。
稀に、メールで漢字の誤変換や打ち間違いが発生する。たまに、妙に面白いものも。
仕事上、電話よりもメールでやりとりすることが多い。
とくに、計画策定型の打ち合わせでは、互いに整理しながら文章化して協議ができるので、あえてメールでやりとりすることにしている。
すると、場合によっては３～５往復くらいメールで、しかも結構長文でやりとりが行われる。
そんなときにたまに起こるのが「誤字」だ。
本日は久々に面白い誤字が発生した。
それは、お客様と今後のスケジュールを調整している何度目かの返信で、、
「～～に関しては、後日、弊社の田中○子（仮名）が対応させていただきます。」
という文章を打ちたかったのに、Hの隣のGを押してしまい
「～～に関しては、後日、芸者の田中○子が対応させていただきます。」
と誤入力して送信してしまった。
幸い、ウケていただけたので、良しとしたい。
後から見直して、自分でもウケた。
驚くなかれジョークではない。PEPSI、どこまで本気なのか？
少年時代の夏休み、田舎の昼下がりに縁側に置かれたバケツ一杯の氷。そこに突き刺さる鮮やかな深緑。
喉がからからになるまで遊んだ僕達は、我先にとその少し無骨な形をした天然のアイスキャンデーにかじりつき、夏を噛み締める。
そう、夏の風物詩、「冷やしキュウリ」だ。
このどこかノスタルジックで爽やか風味を、この夏、PEPSIが再現！
「PEPSI ICE CUCUMBER」、、、その名の通り「冷やしキュウリ」味のペプシだ。
毎年ペプシの新作には楽しませてもらっているが、今年はすごい。
まず、この色。キュウリというよりバ●クリン？ママレ●ン？
ちょっと鮮やか過ぎる。この色を見るだけでは「メロンソーダ味」と誤解されるかもしれない
次に驚くのがその香り。キャップを空けると同時に炭酸ガスとともに鼻腔をくすぐる「青臭さ」
これは、、、キュウリだ。間違いない。
そして味。残念ながら（幸い？）キュウリ味はよくわからない。
比較的普通の炭酸飲料だ。旨いと言えなくもない。
総合すると、【一度は飲んで損はないネタ飲料】と言ったところか。
インターネットエクスプローラー（IE）のお気に入り機能をフル活用して、快適なネット活用を。
仕事中、プライベートを問わず、情報サイトやweb上のシステムなど、毎日膨大なサイトにアクセス しなくてはらない。
この使える／使うサイトの登録管理も大変だ。
このとき通常活用されるのが、IEのお気に入り機能。
ただ、この機能の使い方も人によって異なるようなので、いくつかのテクニックをご紹介。
【①とにかく登録してから、あとで分類整理 まずは、気に入ったサイトがあれば、ただちにお気に入りに追加していく】
しかもとくにジャンルわけをするわけでもなく、手当たり次第登録する。
ただし、このままだとお気に入りを開く度に、膨大な量の登録サイトが一覧リストになってしま い、探せたものではない。
そこで、ある程度登録サイトが溜まると、IEメニューの「お気に入りの整理」を使って、フォルダ分けや、お気に入り名の変更を行う。
小技として、「お気に入りの整理」を開く際に「shift」を押しながらクリックする。
すると、写真のように通常のフォルダ整理画面でお気に入りファイルの整理ができて便利。
また、この方法で、以前ご紹介したファイル名変更ツールなども活用するとやりやすい。
【②お気に入りリスト（リンク集）を別途作成して、HOME画面に設定 これは、①の応用。 定期的にお気に入りフォルダを整理しておいて、それをある技を使ってリンク集ページにしてし まう】
やり方は簡単。
１．IEを開いて、「ファイル」メニューの「インポートおよびエクスポート」をクリック。
２．「お気に入りのエクスポート」を選び、Favoriteを選択して、エクスポートする
これで、お気に入りサイトが一覧でき、しかもそのサイト名をクリックすれば、そのサイトにジ ャンプできるリンク集ページ（html形式）ができあがる。
このリストを、IEのHOME画面に登録してしまえば、IEを開けば、一画面ですべてのお気に入りサ イトが構造化されて表示されるので便利。
素早く目当てのサイトにアクセスできる。
こんなイメージ。
以上、知っていると便利なお気に入りの小技でした。
前回紹介した「ファイル名を統一する」というポイントについて、自分のPC内のファイル名の付け方について、もう少し詳しくテクニックをご紹介
PCを使っていて、必ず迷うのがファイル名の付け方。
無秩序なファイル名にならないために、ファイル名になんらかの規則性をもたせると探しやすくなる。
しかし通常、自分のPC内のファイルを検索する際に、「キーワード検索」を使うことは意外に少ない（キーワード検索速度が速いWindows Vistaではそうでもないかもしれないが）
これは、キーワード検索バーを表示させ、キーワードを入れて、数10秒待つという動作を嫌うからだ。
また、せっかく数10秒待ってもファイルがHITしない時のいらつきを一度でも経験すると,
次からはあえて時間をかけてでも、自分の目で検索しようとしてしまいがちだ。
よって、ファイル名を付けるときに、キーワード検索にHITさせようとして
「XX業務_○○顧客_ABC提案_070531_テーマ△△_作成者名」
などと、凝りすぎた名前をつけることはない。
要は単に、フォルダを開いて表示メニューから「詳細表示」を選んで整列表示させたときに、探しやすく整列されるように工夫すればよい。
例えば、
①頭に日付をつける⇒2007年6月2日作成のファイルは「070531_XXXXX」とする
これは、時系列に並べると探しやすい種類のファイルの名称ルールに適している。
例えば、定例会議の打合せ資料や議事録、プロジェクト資料など。
コツは、桁数を揃えること（例：6月⇒06月）
6月を安易に「6月」で始まるファイル名にすると、「11月」で始まるファイルよりも
後ろに並んでしまうためだ（1＜6 なので）
②頭に読み仮名をつける⇒「味わい豊か」というファイル名を「ｱ 味わい豊か」 とする
これは、アイウエオ順に並べると探しやすいファイルの名称ルールに適している。
例えば、取引先ファイルやプロジェクト名ごとにファイルを保管する場合。
もしも、読み仮名をつけなければ、上記「味わい豊か」というファイル名は
「味」の音読みである「ミ」で始まるファイル名と認識されてしまい、直感では
探せなくなってしまう。
もちろん、アルファベット順（味わい豊か⇒「A 味わい豊か」）でもよいが
個人的には読み仮名順の方がしっくりくる。
③頭に連番をつける⇒「業務ファイル」というファイル名は「01業務ファイル」とする
これは、整列したときの順序を任意にコントロールできるので便利。
よく使うファイルほど上にくるように若い番号を振ればよい。
このときも、①同様に桁数を揃えることが重要だ。
また、上記②～③の場合でも、最低限ファイル名のどこかに作成日は明記しておくと、探すときに目安となる。
よく「XXXX（最新）」というファイル名を見かけるが、同じフォルダの中にこうした「最新」フォルダがあふれていたりと、イマイチ頼りない。結局全部開いて確認する羽目になる。
ファイルを開く前にある程度内容が推測できるタイトル、日付を明記するとこうしたファイル検索の時間短縮につながる。
一方で、ナレッジマネジメントシステムや、共有フォルダでのファイル共有時は、こうしたファイル名にいろいろな検索属性をつけることは有効だ。
こうした共有ファイルの名前の付け方はまた改めて
東京ミッドタウンに行った。意外にせまい？
今日は仕事で六本木の新名所、東京ミッドタウンへ。
六本木ヒルズよりもアクセスは良く、施設内もシンプルで道に迷うことはない。
ただ、TVCMなどで「大人の街」をPRしていたが、あまりそういう印象はなく、なんとなく所狭しとビル施設が立ち並んでいる感じ。
しかしやはりグレードは高い。
オフィスの窓からは、目前に東京タワーがそびえたち、眼下には六本木の街が見下ろせる。
ドンキホーテのジェットコースター（？）が思いっきり浮いている。。。
周りがわりとごみごみした若者っぽい街なだけに、一層グレード感が際立っている。
坂道だらけで自転車は走れたものじゃないし治安もよくはない（霞が関よりは安心？）ので、あまり住みたいとは思わないが、ここで働いている人たちはやっぱりうらやましい。
などと、近くの富士そばできつねそばを食べながら、そんなことを考えていた昼下がりだった。
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