【PC】ファイル整理方法①

PCに溜まりにたまったファイル、これを上手く整理して使いこなせれば、情報検索時間が大幅に短縮できる。

　
仕事を効率的に進める上で、PC内やサーバの中に保管されている情報（ナレッジ）を即時に検索、閲覧、再利用することが重要だ。

例えば、資料を作るときでも、ゼロから作成すると1時間はかかるが、過去の資料の一部や素材を上手く流用して編集すれば、15分で完成することもある。

他にも、
・会議中に共有したいデータを直ちにプロジェクタで投影して共有化する
・客先で商談中に参考データをPCで開いて紹介して話を広げる
など、電子データで情報を管理するメリットはたくさんある。

しかし、この電子データの活用が上手くできないで困っている人も多い。
話を聞くと、ITリテラシーというよりも、ファイリングテクニックの問題のようだ。

　
電子データを整理・活用できない人の多くは、以下のような状況に陥っている。

①フォルダ分けを体系的に行っておらず、あるフォルダをあけると、さまざまな分野のファイルが大量に押し込まれている

②ファイル名の付け方がテキトーで、「Book1」とか「契約書」（←いつどこのだれとの契約かわからない）などのファイル名となっている

③デスクトップが不要なアイコンで埋まっていて、滅多に整理をしていない（できない）

こうした状況を改善しなければ、電子データの活用による業務効率化は望めない。

では、どうすればよいか？下記にいくつか改善例を挙げてみる。

【改善例①　フォルダとファイルの体系化】

ゼロベースでフォルダ構造を再構築して、今あるフォルダから必要なファイルのみを新たなフォルダに移し変える。さらに今あるフォルダは消してしまう
　　※電子データは、「分類などしなくても検索性が高いから大丈夫」という
　　　意見もあるが、実際そうでもない。やはりある程度の体系化は、データ
　　　の整理・検索・引継ぎに欠かせない

このときに、「今のフォルダ構造にどんなファイルが入っているか」を一覧表にすると作業がしやすい。

また、定期的にファイル一覧表をメンテして持ち続けることで、引継ぎや検索にも使えて便利。

上記フォルダ・ファイル一覧表を作成する上では、このフリーソフト「フォルダ構造」がオススメ。

http://www.vector.co.jp/soft/win95/util/se115767.html

フォルダのツリー構造をそのままエクセルに落とし込むことができる。

　
【改善例②　ファイル名の統一】

ファイル名に規則性をもたせたルールを作り、今のファイル名も全て変更してしまう。
（例えば「作成日_タイトル_内容備考」のように）

これにより、ファイル検索をする上で、日付順にソートしたり、ファイルを開かなくてもある程度内容を推測することができる。
また、内容備考に検索キーワードを記載することで、ファイル内容には出てこないキーワードで検索HITするようにもなる。

このファイル名変更作業で役に立つのが、このフリーソフト「Flexible Renamer」

http://www.vector.co.jp/soft/win95/util/se131133.html

フォルダの中のファイル名一覧表を書き出し、それをいろいろな変換規則に当てはめて（先頭に日付を追加する、全角を半角に変換する　など）、実際のファイル名に一括反映させることができる。
　　

また、こちらも便利「PSSTPSST」

http://www.vector.co.jp/soft/dl/win95/util/se193779.html

こちらは、フォルダ名・ファイル名一覧をエクセル上で編集して、実際のフォルダ名・ファイル名に反映させることができるので、より編集の自由度が高い。　

とりあえずこの２つを行うだけでも随分整理されるので、是非。

帰省4日目

今日は甲子園をぶらぶら。阪神７連敗か、、、。

そろそろ4日目ともなると、行く場所もなく、なんとなく甲子園にやってきた。

すると、球場から大歓声が。どうやら広島-阪神デーゲームが架橋に入っている様子。

携帯でチェックすると、6回表で広島が追加点をあげて２－０になったところ。

6連敗中の阪神としてはなんとしてもここで勝ちたいところなのに、どうにも打線が続かない様子。

とりあえず、球場前のベンチに座って、7回裏のラッキーセブンの風船乱舞を見てから、球場前のららぽーとへ。

買い物を終えて出てみると、なんとも暗い虎ファンたちがとぼとぼと歩いている。

どうやら、結局負けたらしい。なんということだ。7連敗、、、！

やはり関西人として、西宮人として、阪神にはがんばってもらいたい。

帰省3日目

神戸三宮をぶらぶら。中華街、やけに人が多くなった。

今日は昼から三宮へ。中野ブロードウェイばりのホビーショップ群をめぐったり、中華街へ行ったり。

中華街はさすがにＧＷということで、すごい人混み。

なんとか屋台のごま団子やら、食堂で飲茶セットを食べるが、名物のミニぶたまんは100名以上の行列を前に挫折。

毎回、ここに来るとこのぶたまんを買おうと思うものの、行列に負けてしまう。

次こそは、秋ごろの涼しい時に、ニンテンドーＤＳでも持っていって並ぶことにしよう。

帰省2日目

今日は1日西宮をぶらぶら。やはり落ち着く。

とりあえず、今GWの目標は「ぶらぶら」。ということで、たいした目的もなく昼から阪神西宮周辺を散歩。

まずは奥さんとカラオケで3時間。

次に、西宮えびす神社に至る商店街にある、「えびす焼」の店で名物えびす焼と絶品ソフトクリームを食べる。とくにソフトはここでしか味わえない旨さ。

この店意外に有名で、地元の笑福亭鶴瓶や眞鍋かをりさんなども来店している。

その後は、えびす神社に入り、ぶらぶら。
「ふ（30円）」を買って、池の鯉や亀にやる。

それから、阪神西宮駅前のバス屋台広場（写真）で、いか焼を食べる。

　

夕方からは奥さんのお母さんと今津にある薩摩居酒屋「ぢどり亭」へ。たらふく食べる。

そうこうしているうちに、夜になったのでそれぞれの実家に帰り、寝る。

いやはや、面白いこともなにもないブログになるなぁ。

帰省1日目

今日は名古屋を脱して、ひさしぶりに関西の地に帰還。まずは粉モノ制覇。

今日は夜から大阪入り。まずは恒例行事として、阪神百貨店地下で夕食。

名物「いか焼き」、隠れた逸品の「ちょぼ焼き」（たこやき生地を５ｃｍ四方の型に入れて焼き、たこの代わりにこんにゃくをいれたもの）、「明石焼き」、「野菜焼き」と食べまわる。

あと、忘れてはいけないのがミックスジュース。 最近は関東のジューススタンドでも飲めるが、本場の味は違う。

満腹になるとともに、関西に帰ってきたという実感がわく。

それにしても、しばらく離れていると、関西弁でしゃべる店員さんに違和感が、、、昔は気にならなかったのに。

【資料】資料のブランド力を高める

パワポで資料を見栄えのよい資料を作成しようとすると、どうしても細かい微調整を沢山しなくてはならない。しかし、この作業なくして資料の完成とは言えない。

人は第一印象で相手の評価をくだす。
しかもその第一印象の７０%以上は「ぱっと見」だと言われている。

資料にも同じことが言え、たとえ同じ内容であっても、見た目に整った資料とそうでない資料では大きく説得力が変わってくる。これを資料のブランド力と名付ける。

そこで、このブランド力をできるだけ高めたいわけだが、それはなかなか困難だ。

なぜなら、たとえば図の配置を調整して整列させたり、ちょっと凝った図形を使ってみたり、色やフォントを統一化するような作業は、資料作成者にとってメイン業務である「伝えたい内容を考える」とは離れて、「資料の見せ方を高める」というある種「おまけ」的な作業に思われるからだ。

しかし、実は多くの資料作成者はある勘違いをしている。

本来資料作成とは「自分の考えを相手に伝える媒体を作ること」であり、伝えたい内容を考えただけでは竜頭蛇尾甚だしく、きちんとその内容を「すばやくかつ効果的に」伝えるものにしなければ、自分の言いたいことを列挙しただけの「メモ」でしかなくなってしまう。

こういう「メモ」資料を使う人によくある光景として、資料を相手の前に出しながらも、ほとんどの説明を自分の身振りや口頭で行っていて、相手には資料にほとんど目を通させない商談をしていたりする。
この場合は相手も、プレゼン側の説明が資料中のどの箇所を説明しているのかよくわからないまま、説明を聞くことになっている。

これでは、資料を作る意味はなく、パンフレットでも横に置いておけばよい。または、その場で絵を描きながら説明した方が数倍も伝わりやすいだろう。

人は、情報を９割を「目」から取り入れていると言われている。
また、目を通じて入った情報は、イメージに整理され脳に記憶されやすいこともある。

図解入りの資料を作成する１つの理由はここにあるのに、上記のような資料を「パセリ」として使うような商談では、相手に残すことができる印象は大きく低下することになる。

とくに商談で使うプレゼン資料には、相手に「短時間で購買行動に移させる説得を行う」ことが求められる。
こうした資料は、本のように大量の説明文章を掲載したり、パンフレットのように汎用的な紹介レベルの資料ではいけない。

つまり、相手を説得する上ためのハードルをクリアするロジックを組み、必要なデータを集め、さらにそれを的確かつ「ぱっと見」で伝わるデザインで表現し、しかもあとから第３者が見てもきちんと伝わる文書として漏れのないものに仕上げることが必要となる。

これははっきりいって面倒なので、ついつい、データを貼り付けただけの資料や、言いたいことを箇条書きにしただけの資料になってしまうのだが、真剣勝負のときには、この資料という武器を磨き上げる作業を怠らないように心がけたいものだ